DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV, ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Destek Hizmetleri Müdürlüğünün organizasyon yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, Destek Hizmetleri Müdürlüğünün hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğüne ait bu Yönetmelik; 03.07.2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b ve 48 inci maddesine, 10.12.2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

1. Belediye: Altınova Belediyesini,
2. Başkan: Altınova Belediye Başkanını,
3. Başkanlık: Altınova Belediye Başkanlığını,
4.  Meclis: Altınova Belediye Meclisini,
5. Müdürlük: Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nü,
6. Müdür: Destek Hizmetleri Müdürünü,
7. Birim: Destek Hizmetleri Müdürlüğünde görevli birim sorumlusu, birim personeli, diğer çalışan yardımcı ve destek hizmetleri personelini,
8. Yönetmelik: Destek Hizmetleri Müdürlüğünün Görev, Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliği, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Organizasyon, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Organizasyon

MADDE 5 – (1) Müdürlüğün organizasyon yapısı; müdür, birim sorumlusu, şef, amir, memur, sözleşmeli personel, kadrolu işçi, şirket işçi statüsünden oluşur.

(2) Müdürlük iç organizasyon yapısının teşkili, Müdürün teklifi ve Başkan Onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenleme ile geçerlilik kazanır.

Teşkilat Yapısı

MADDE 6-

• Destek Hizmetleri Müdürlüğü
• İdari İşler Birimi
• Satın Alma Birimi
• Bilgi İşlem Birimi

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 7 – (1) Aşağıda belirtilen görevler, müdürlük tarafından yürütülür;

1. Belediye hizmetlerinde kullanılmak üzere müdürlüklerin talep etmiş oldukları malzeme ve hizmetlerin ihtiyaç, uygunluk ve kullanışlılık içeresinde alınmasını ilgili mevzuata göre sağlamak.
2. Belediyemizin belirlemiş olduğu orta ve uzun vadeli strateji ve politikaların uygulanmasına katkı sağlamak.
3. Sorumluluğu altındaki tüm işleri ve çalışanları denetlemek.
4. Sorumluluğundaki uzun/kısa vadeli işleri planlamak, günün değişen koşullarına göre planlarda esneklik yaratarak, işlerin tam zamanında, etkin ve ekonomik yürütülmesi için gerekli gelişmeleri ve yayınları izlemek.
5. Belediyenin düzenlediği etkinliklerde gerekli koordinasyon çalışmaları yapmak ve yapılacak tören için gerekli malzemelerin talebini yaparak satın alma işlemlerini gerçekleştirmek.
6. Müdürlük ihalelerinin (elektrik alımı, doğalgaz alımı, araç kiralama,  trafik sigortaları, temizlik malzemeleri, büro ve kırtasiye malzemeleri, gıda malzemeleri vb.) şartnamelerini hazırlamak, ihalesinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve hak edişlerini hazırlamak.
7. Belediyede birimlerin yazılım, donanım, program ihtiyaçları ile ilgili teknik destekte bulunmak.
8. Bilgisayar, yazıcı veya kesintisiz güç kaynaklarının bakım ve tamirlerini yapmak veya yaptırmak.
9. Belediyemizde mevcut bilgisayar sistemleri üzerinde yüklü olan programların bakım ve güncellemelerini yapmak ve yaptırmak.
10. Birimler arasında network hatlarını kurarak bilgi alışverişini sağlamak.
11. Birimler arası veri alışverişini sağlamak üzere intranet oluşturmak.
12. Belediye birimlerinin tüm bilgisayar ve bilgisayar yan ürünlerinin, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda, ihtiyaçlarının belirlenmesine, kurulmasına ve devreye alınmasına destekte bulunmak.
13. Donanım ve yazılımların bakımlarını yapmak, faal halde bulundurmak.
14. Gelecekteki ihtiyaçları analiz etmek ve teminini sağlamak.
15. Sistemin teknolojik gelişme doğrultusunda büyümesini sağlamak.
16. Müdürlüğün malzeme ikmal ve stok kontrolünü yapmak, teminini sağlamak, Belediyenin bilgi işlem envanterini yapmak, bilgi işlem sisteminin tesis, teçhizat ve malzeme ihtiyacını belirlemek, ihtiyaca göre öneriler hazırlamak.
17. Belediyemizin birimlerine alınacak teçhizat ve programların alınmasında gerekli incelemeyi yapmak, teknik şartnameleri ve sözleşme metinlerini hazırlamak.
18. Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere, gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak.
19. Merkez bina ve diğer birimler arasındaki telefon trafiğinin ve IP telefon hatlarının etkin çalışmasını sağlamak
20. Telefonlarla ilgili diğer kurumlarla irtibata geçmek. Sabit ve GSM hat taleplerini karşılamak
21. Üst yönetici tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

İdari İşler Birimi

MADDE 8 – (1) İdari İşler Birimi kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;

1. Müdürlük bütçesini hazırlamak.
2. Belediyeye ait bütün elektrik, doğalgaz ve su aboneliklerinin faturalarını Fatura Takip Programına işlemek ve bu aboneliklerin giderlerinin tahakkuk işlemlerini yaparak Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne göndermek.
3. Müdürlük birimlerinin ihtiyaç duyduğu malzemelerin taleplerini yapmak, ödemelerini gerçekleştirmek.
4. Müdürlük ihalelerinin (elektrik alımı, doğalgaz alımı, araç kiralama,  trafik sigortaları, temizlik malzemeleri, vb.) şartnamelerini hazırlamak, ihalesinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve hak edişlerini hazırlamak.
5. Müdürlük sorumluluğunda bulunan sözleşmeli (jeneratör, asansör, klima, kombi, pazar servisleri vb.) işlerinin taleplerini yapmak ve sözleşmelerini hazırlamak aylık tahakkuklarını yapmak.
6. Müdürlük hizmet araçlarına kesilen trafik cezalarının takibini yapmak,
7. Müdürlük demirbaşlarının takibini yapmak ve ilgili personele zimmetlemek.
8. Müdürlük personelinin İş Sağlığı ve Güvenliği Kurallarına uyumunu denetlemek.
9. Müdürlüğe ait araçların sigorta, tescil, fenni muayene gibi işlemlerinin yaptırılmasını sağlamak.
10. Şehir dışı görevlendirmelerde, Müdürlüğe ait gerekli aracın ve sürücüsünün teminini sağlamak.
11. Müdürlükteki hurdaya ayrılacak araçları tespit etmek, hurda ya da ekonomik ömrünü doldurmuş araç olarak gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak ve ilgili yerlere bildirerek kayıtlardan düşürülmesini sağlamak.
12. Müdürlük bünyesindeki araçların teknik bakım ve onarımlarını yaptırmak,  emniyetli ve emniyetsiz durumları tespit ederek müdahale etmek.
13. Müdürlük de görevli sürücülerin ehliyet ve sertifikalarına uygun araçlarla göreve gönderilmelerini sağlamak, görevli araç ve şoförlerin göreve giderken gerekli kayıtlarını almak ve arşivlemek.
14. Müdürlüğe ait araç takip sistemlerinin aktif ve güncel olarak çalışmalarının takip ve koordinasyonunu sağlamak.
15. Bünyesinde çalışan sürücü personelin ehliyet ve sertifikalarına uygun araçla göreve çıkıp çıkmadığını ve karayolları trafik kanun ve yönetmeliklerinin son değişikliklerine uygun belge ve bilgiye sahip olup olmadıklarını denetlemek.
16. Diğer birimlerden gelen talepler üzerine konferans salonunun tertibini, düzenini ve temizliğini sağlamak,
17. Belediye yemekhanesinin tertibini, düzenini ve temizliğini sağlamak; personele öğle yemeği ve düzenlenecek program ve etkinliklerde ikram verilmesini sağlamak.
18. Belediye hizmet binasının genel temizlik, tadilat, bakım ve onarımlarını sağlamak.

Satınalma Birimi

MADDE 9 – (1) Satınalma Doğrudan Temin Birimi kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;

1. Belediyenin tüm mal ve hizmet alımlarında Doğrudan temin yönteminde 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nda belirtilen parasal limitler dahilinde alımlar yapmak.
2. 4734 Sayılı Kanunun 19. Maddesinde belirlenen limitin üzerindeki mal ve hizmet alımlarını ihale yöntemi ile gerçekleştirmek.

Bilgi İşlem Birimi

MADDE 10 – (1) Bilgi İşlem Birimi kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;

1. Belediyede birimlerin yazılım, donanım, program ihtiyaçları ile ilgili teknik destekte bulunmak.
2. Bilgisayar, yazıcı veya kesintisiz güç kaynaklarının bakım ve tamirlerini yapmak veya yaptırmak.
3. Belediyemizde mevcut bilgisayar sistemleri üzerinde yüklü olan programların bakım ve güncellemelerini yapmak ve yaptırmak.
4. Birimler arasında network hatlarını kurarak bilgi alışverişini sağlamak.
5. Birimler arası veri alışverişini sağlamak üzere intranet oluşturmak.
6. Belediye birimlerinin tüm bilgisayar ve bilgisayar yan ürünlerinin, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda, ihtiyaçlarının belirlenmesine, kurulmasına ve devreye alınmasına destekte bulunmak.
7. Donanım ve yazılımların bakımlarını yapmak, faal halde bulundurmak.
8. Gelecekteki ihtiyaçları analiz etmek ve teminini sağlamak.
9. Müdürlüğün malzeme ikmal ve stok kontrolünü yapmak, teminini sağlamak, Belediyenin bilgi işlem envanterini yapmak, bilgi işlem sisteminin tesis, teçhizat ve malzeme ihtiyacını belirlemek, ihtiyaca göre öneriler hazırlamak.
10. Belediyemizin birimlerine alınacak teçhizat ve programların alınmasında gerekli incelemeyi yapmak, teknik şartnameleri ve sözleşme metinlerini hazırlamak.
11. Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere, gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak.
12. Telefonlarla ilgili diğer kurumlarla irtibata geçmek. Sabit ve GSM hat taleplerini karşılamak
13. Sistem sunucu bilgisayarlarının ve network cihazlarıyla ilgili kurulum yapan teknik çözüm ortaklarıyla iletişime geçmek.
14. Mevcut sistem kullanıcı bilgisayarlarında meydana gelecek işletim ve donanım sorunlarını gidermek.
15. Bilgisayarlar ve diğer ekipmanların (kamera, yazıcı, tarayıcı, faks makinesi vb.) bakım ve onarımlarına ilişkin işlemleri yürütmek.
16. Bilgi İşlem malzemelerini depolamak ve ihtiyaç doğrultusunda dağıtımlarını yapmak.
17. Belediyede kullanılan programlara ait lisansların muhafaza ve kontrolünü yapmak.
18. Belediye otomasyon yazılımının tüm birimlerde aktif olarak kullanılmasına yardımcı olmak.
19. Otomasyon yazılımıyla ilgili sorunlara en kısa sürede çözüm bulmak, ilgili firmayla irtibata geçmek, firmaya sorunu bildirmek ve takip etmek.
20. Web sayfalarını projelendirmek, yapmak ve yaptırmak.
21. Müdürlüklerin kullandığı yazılımların yıllık bakım sözleşmelerini takip etmek, yeniletmek.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 11 – (1) Müdür görev ve hizmetlerinden ötürü Belediye Organizasyon Şemasında bağlı olduğu yöneticiye karşı sorumlu olup;

1. Bu Yönetmelikte belirtilen Müdürlük görevlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlar.
2. Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip eder, personelini, bilgilendirir ve eğitir.
3. Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapar.
4. Mevzuata uygun olarak Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirler; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlar.
5. Müdürlüğünün görev alanı kapsamında; stratejik planın, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulmasını sağlar.
6. Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere Müdürlük görüşü hazırlar.
7. Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlar.
8. Disiplin amiri sıfatıyla ilgili mevzuat çerçevesinde hareket eder, personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütülmesini sağlar.
9. Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Diğer Hükümler

Yürürlük

MADDE 11 – (1) Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Meclisinin kabul kararı kesinleştiği andan itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 12 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.